事務作業とパソコンが切っても切れない関係となって久しくなりました。書店にはWordやExcelのテキストや問題集が数多く並んでいますし、街のパソコン教室など、操作を学べる場所も増えました。WordやExcelの基本的な機能を身に付けることは、スムーズに事務作業を進める上で必要不可欠なことだと思います。
では、WordやExcelが使えさえすれば、事務作業がはかどるのか?それだけではなんだか不十分な気がします。
実務訓練3種
ペガサスではパソコン実務の訓練として、①データ入力②日報集計③請求書作成のプログラムが用意されています。
それぞれ、①Wordを使用して企業名簿を作成していく訓練②Excelを使用して作業日報の内容(作業時間や作業量など)を集計していく訓練③Excelを使用して、カタログで商品の値段を調べながら請求書を作成する訓練となります。
訓練に当たっては、シンプルな文字入力や漢字・カナ変換のほか、数字や記号の入力、全角・半角の使い分け、表計算機能や簡単な関数などの練習・復習ができるかと思います。
一体、何が単にWordやExcelの機能を覚えたり覚え直したりするのと違うのでしょうか?
作業手順の確認は大事!
まずは作業手順を確認すること、守ることが挙げられそうです。
「実務訓練」という名前の通り、3つの訓練は、働き始めたときの業務を想定して行って頂いており、作業マニュアルが用意されています。フローチャート(作業の流れを図で示したもの)や説明文、または口頭での説明を聞きながら、できるところまで取り組んでみてください。
そして、間違ったところを見直していく中で、それぞれのファイルの作成ルールも身に付けていって頂けたらと思います。また、作業に慣れてきても、思い込みでオリジナルなやり方になっていないか、時々確認してみてください。判断に迷うときなど、ご不明な点はスタッフにご相談くださいね。
適度な休憩も大事!
次に、適度な休憩の取り方を知ることが挙げられるかと思います。
作業が正確性・量ともに安定してきたら、ご自身で作業計画を立ててから、その日の訓練を開始して頂いていますが、小休止の時間や間隔にもぜひ意識してみてください。一定時間が過ぎたらひと呼吸入れるのが良いのか、作業にひと区切りついてから休むのが良いのか、訓練中に試してみると何か発見があるかもしれません。
特に無理をして頑張ってしまいがちな方には、作業効率の観点からも、コンディション維持の観点からも、自分で「疲れたな」と感じる一歩手前で休憩を取る練習を取り入れてみて頂けたらと思います。
少し大袈裟かもしれませんが、事務仕事もいろいろなスキルが組み合わさっていると言えそうです。続きはまた今度書きたいと思います。
